7 najczęstszych błędów księgowych obsługujących e-commerce
System VAT One Stop Shop (OSS), funkcjonujący w UE od 2021 r., miał być przełomowym uproszczeniem rozliczeń VAT w sprzedaży B2C na odległość. Wraz z gwałtownym wzrostem transakcji cross-border w latach 2022–2025 okazało się jednak, że dla wielu firm stał się jednym z najbardziej wymagających elementów księgowości e-commerce. Największe problemy nie wynikają z samej konstrukcji systemu, lecz z błędnej interpretacji zasad i braku spójnych danych transakcyjnych.
Poniżej przedstawiamy siedem błędów, które wciąż najczęściej pojawiają się w rozliczeniach OSS.
1. Błędne liczenie progu 10 000 EUR
Najbardziej podstawowym, a jednocześnie najpowszechniejszym błędem jest nieprawidłowe monitorowanie progu 10 000 EUR. To limit, który dotyczy łącznej rocznej wartości sprzedaży B2C wysyłanej z jednego państwa UE do konsumentów w całej Unii — a nie osobno dla każdego kraju. Wciąż zdarzają się sytuacje, w których firmy liczą próg „na kraj”, pomijają sprzedaż elektroniczną lub przeliczają wartości w sposób niezgodny z walutą referencyjną. Brak bieżącego monitoringu sprawia, że przejście na zasady OSS następuje z opóźnieniem, co prowadzi do stosowania nieprawidłowych stawek VAT i konieczności późniejszych korekt oraz dopłat.
2. Niewłaściwa kwalifikacja transakcji do OSS
OSS obejmuje tylko określone typy dostaw na rzecz konsumentów, tymczasem w praktyce częstym problemem jest włączanie do procedury transakcji, które powinny być rozliczane inaczej. Dotyczy to m.in. sprzedaży B2B, transakcji krajowych czy dostaw realizowanych z magazynów zlokalizowanych w innych państwach UE, gdzie zazwyczaj wymagane są lokalne rejestracje VAT. Równie często do OSS trafiają transakcje importowe, które powinny być rozliczane w IOSS albo w ramach krajowych deklaracji VAT. Skutkiem są rozbieżności między deklaracjami OSS a lokalnymi ewidencjami, nadpłaty lub niedopłaty podatku oraz liczne korekty. W firmach prowadzących sprzedaż wielokanałową błędna kwalifikacja utrudnia także audyt i zaburza spójność danych.
3. Stosowanie nieaktualnych lub niewłaściwych stawek VAT
Jedną z kluczowych zasad OSS jest obowiązek stosowania stawek VAT kraju konsumpcji. Wymaga to prawidłowego przypisania stawek do kategorii produktów i krajów dostawy, co – przy częstych zmianach w stawkach unijnych – okazuje się wyzwaniem. Najczęstsze błędy to korzystanie ze starych tabel stawek, ignorowanie stawek obniżonych oraz ręczne ustalanie podatku bez weryfikacji aktualnych regulacji. W efekcie konieczne są korekty deklaracji, dopłaty podatku i mierzenie się z ryzykiem kontroli.
4. Spóźnione deklaracje i nieprawidłowe korekty
Mimo że deklaracje OSS składa się kwartalnie według jednolitych unijnych terminów, wiele firm nadal ma problem z terminowością. Często spotykane są deklaracje składane po czasie, korekty przesuwane na kolejne okresy lub brak jasno określonej procedury zamknięcia kwartału. Administracje podatkowe coraz częściej reagują na takie naruszenia, a w przypadku uporczywych opóźnień podatnik może zostać nawet wykluczony z OSS. Taka sytuacja oznacza konieczność rejestracji VAT we wszystkich krajach, do których trafia sprzedaż — a to znacząco podnosi koszty obsługi podatkowej.
5. Brak spójnej ewidencji i rozbieżności w danych
OSS wymaga przechowywania bardzo szczegółowej ewidencji transakcji nawet przez 10 lat. Taki wymóg obnaża problemy wielu firm: dane z ERP różnią się od danych z marketplace’ów, wyniki sprzedaży nie zgadzają się z raportami dostawców płatności, a transakcjom brakuje powiązania z krajem konsumpcji czy odpowiednią stawką VAT. Wiele zespołów nie prowadzi także rzetelnej dokumentacji korekt. Gdy pojawia się kontrola, organy oczekują możliwości odtworzenia każdej transakcji w logice OSS — wraz z jej wartością, datą, stawką i uzasadnieniem podatkowym. Brak spójności skutkuje nie tylko korektami, ale również kwestionowaniem całych okresów rozliczeniowych.
6. Pomijanie sprzedaży sprzed rejestracji do OSS
Przystąpienie do OSS nie eliminuje wcześniejszych obowiązków VAT. Audyty poprzedzające rejestrację często ujawniają, że firmy już wcześniej przekroczyły progi krajowe w kilku państwach, powinny były stosować stawki kraju konsumpcji lub miały obowiązek lokalnej rejestracji VAT, o którym nie wiedziały. Dotyczy to zwłaszcza działalności magazynowej i wysyłek realizowanych z różnych lokalizacji w UE. Brak uporządkowanej historii skutkuje podwójnym opodatkowaniem, koniecznością składania wieloletnich korekt, a w skrajnych przypadkach sankcjami i odsetkami naliczanymi w kilku krajach jednocześnie.
7. Nieśledzenie zmian regulacyjnych (ViDA i zmiany w OSS/IOSS)
Przepisy dotyczące VAT w e-commerce zmieniają się wyjątkowo dynamicznie, szczególnie w związku z unijnym pakietem VAT in the Digital Age (ViDA) oraz kolejnymi aktualizacjami OSS i IOSS. Lata 2024–2025 przynoszą istotne zmiany w zakresie sprzedaży platformowej, transakcji importowych oraz zasad identyfikacji miejsca świadczenia niektórych usług cyfrowych. Wiele firm pracuje jednak w oparciu o dawne schematy, pomijając nowe uproszczenia i nie aktualizując wewnętrznych polityk księgowych ani klasyfikacji podatkowych produktów. W efekcie prowadzi to do błędnych stawek, opóźnień w deklaracjach i konieczności szeroko zakrojonych korekt.
Podsumowanie
Choć OSS miał ułatwić rozliczenia VAT w e-commerce, w praktyce wymaga dojrzałych procesów, aktualnej wiedzy i spójnych danych. O powodzeniu decyduje nie tyle złożoność przepisów, ile jakość procedur — od monitorowania progu 10 000 EUR, przez prawidłową kwalifikację transakcji i aktualne stawki VAT, po terminowe deklaracje i pełną ewidencję historyczną. W warunkach dynamicznych zmian regulacyjnych 2025 roku to właśnie precyzyjne dane i uporządkowane procesy stanowią fundament bezpiecznego i prawidłowego rozliczania OSS w firmach działających na wielu rynkach jednocześnie.